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怎样做漂亮的ppt工作流?

发表时间:2020-03-29 23:59

  怎样做漂亮的ppt?大家是不是都会遇到一个问题,做 PPT 的时候不知道从哪儿开始?是不是总是会花费大量时间但是做出来的成品效果不佳,导致需要进行反复修改,浪费了大量的时间?是不是手忙脚乱,工作体验极差?有没有方法可以避免这些问题?下面我们将会介绍形成 PPT 工作流的方式。

  ※ 什么是工作流?

  参见维基百科:工作流(Workflow),是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括和描述。

  其实通俗地讲工作流就是一个工作流程。

  一个由计算机软件系统控制的程序的执行就是一个工作流,PS 中的动作也可以视为工作流,企业部门的请假、报销等工作也会有工作流。

  ※ 为什么形成工作流?

  好的工作流,不仅可以提高工作效率,充分利用协调各个资源,还能减少错误和延误。

  建立运用正确的工作流可以使你的 PPT 像产品一样被高效「批量生产」出来。

  这篇文章就来讲一讲 PPT 高手的工作流是怎样的?

  第一部分 软件设置

  PPT 高手的软件设置和普通人之间是不一样的。虽然每个人会有一些个人偏好,但有一些设置是具有共性的。设置好软件对于后续工作的进行有极大地帮助。

  ① 自定义快捷工具栏

  在 PowerPoint 中,快捷工具栏可以进行自定义。默认的快捷命令只有保存、撤销几个图标,而高手的快捷工具栏会有一排小图标,如下图:

  在「高手的工具栏」中,按照图标顺序依次增加了以下工具:

  左对齐、居中对齐、右对齐

  上对齐、中部对齐、下对齐

  合并形状(布尔运算)

  横向分布、纵向分布

  插入文本框、插入形状

  这个快捷工具栏有什么好处呢?好处可以说是非常多了,我们可以一键对齐文本框、一键调整图层顺序、一键进行布尔运算……下面这个动图是使用对齐和分布工具快速调整形状布局的示例:

  这么好用的快捷工具栏,如何设置呢?

  很简单。在「保存」图标附近右键单击,然后在下拉菜单中选择「自定义快捷工具栏」,会出现如下界面,接下来选择需要添加的工具往右侧添加即可(命令是按照名称拼音排序的):

  掌握这个骚操作后可以按照自己的一些习惯对工具进行增减,原则是让以前需要鼠标在界面不同地方点好几下才能找到的常用工具(比如布尔运算)一步到位。

  ② 设置自动保存

  在做 PPT 的时候,难免出现忘记保存或者电脑罢工的状况。为了避免工作白白浪费,设置自动保存是很有必要的。

  设置操作为:文件 > 选项 > 保存。除了改自动保存的时间(不建议太短,三五分钟比较 OK),还可以更改自动保存的文件位置。

  ③ 增加撤销次数

  做 PPT 很难总是一次性做到完美,有时候稍微疏忽,就要撤销,甚至全部撤销重来。

  但是 PowerPoint 的默认撤销次数是 20,这个时候手动增加撤销上限,就可以解决没撤销几下就撤销不动的问题了。

  设置方法和自动保存类似:文件 > 选项 > 高级,然后更改次数到 50-100 次。

  关于撤销还有另一个小技巧是:点击快捷工具栏撤销图标右侧的小三角会出现操作记录,下拉可以一次性撤销很多步,不需要不停地按 Ctrl + Z。

  ④ 更改画布的大小

  为了达到更好的演示效果,画布的大小要考虑屏幕分辨率的大小,如果是适应桌面显示设备,一般我们将其宽高比设置为 16 : 9。

  在 PowerPoint 中,画布的度量单位是厘米。建议采用 48cm × 27cm 大小画布,这两个数都比较利于计算。什么意思呢?

  比如我们一张 PPT 上想要讲三点内容,这三点内容横向排列,每一点内容都有一小段文字和一个小标题,这个时候,我们会直观反应过来,除去间隙后分给每一栏的宽度大概就是 14cm 多一点。

  如果觉得 48cm 宽的画布导出的图片尺寸还不够大,可以再增加到 64cm × 36cm。

  画布尺寸不建议过大,画布尺寸越大意味着分辨率更大的图片、更大的计算量、占用更大的内存,笔记本容易出现运行卡顿问题。

  ⑤ 编辑幻灯片母版

  幻灯片母版在事企业单位用得较多,设计师用得较少。在幻灯片母版加 Logo,自定义页码能使整个文稿保持一致的 Logo 和页码格式,一步到位,非常方便。

  页面比较少的 PPT,也可以先预留一个 Logo 和页码位置,等 PPT 都完成之后,选择一页确定好这两个元素,然后在不同页面上复制粘贴一个也是可以的。

  ⑥ 使用好快捷键及其组合

  软件用得好的高手,你甚至都看不出来他干了些啥,只知道屏幕上的东西在快速变换格式,感觉很神奇,只留下一脸懵逼的你在一旁啧啧称赞!

  其中的秘诀就在于使用好快捷键。灵活的使用快捷键,能大幅度提高效率而且保证很好的精度和准确度。下面是制作 PPT 时一些常用的快捷键:

  Ctrl + S:保存

  Ctrl + Shift + S:另存为

  Ctrl + A:全选

  Ctrl + D:复制粘贴

  Ctrl + G:组合元素

  Ctrl + Shift + G:取消组合

  F4:重复上一步操作

  Ctrl + Z:后退一步

  Ctrl + Y:前进一步

  Ctrl + 】 增大字号

  Ctrl +【 缩小字号

  Shift + 鼠标拉伸:等比例缩放

  Shift + 鼠标拖动:水平或垂直移动

  Ctrl + 鼠标拉伸:按中心缩放

  Ctrl + 鼠标拖动:复制一份

  Ctrl + 方向键:距离微调

  Ctrl + 鼠标滚轮:缩放编辑区

  值得注意的一点是快捷键(热键)冲突。快捷键可能被多个软件占用,经常遇到占用的是微信和搜狗输入法。

  以搜狗输入法为例,建议直接在输入法的属性设置里取消快捷键,微信的快捷键可以在设置中修改成另一个组合。

  ⑦ 文件管理与文件保存

  关于文件管理与命名,之前的文章《精英都在用的文件命名管理法》已经说得比较清楚了,也举到了 PPT 制作的例子:

   期末展示-中美贸易战:一与二的博弈

   1 _Mindmap

   2_image

   3_docx

   4_data(xlsx)

   5_pptx

   6_Reference

  制作 PPT 的时候,建议文件多保存几个版本,避免一个文件从头做到尾,不要心疼硬盘空间。

  另外,制作过程的页面不要轻易删除,可以先复制一份拽到最后面隐藏起来,有时候会发现还是之前的那个好,但是一旦删除就后悔莫及了,多保存几个文件版本与之同理。

未命名.jpg

  综上所述,怎样做漂亮的ppt是我们都在追求的问题。然而想要达成这个目标,我们首先需要有清晰的思路和架构,这样我们才能够在制作ppt的时候能把自己的想法全部表达出来,达到最好的效果。工作流就是达成这个目标的一个非常好的办法。


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